„Nicht alle dringenden Projekte sind wichtig und nicht alle wichtigen Projekte sind dringend“ – so könnte man im Allgemeinen die Projektlandschaft in einem Unternehmen beschreiben.
Montag, 08:00 Uhr: Der hohe "Papierberg" auf dem Arbeitstisch grüßt morgens schreiend mit seiner beeindruckenden Größe. Auch die Überstunden sind bereits zu den besten Freunden mutiert und begleiten das komplette Team seit Wochen. Das Hamsterrad lässt winkend grüßen - der erwünschte Erfolg bleibt allerdings leider aus. Und so verspüren viele Arbeitnehmer am Ende des Tages nur Müdigkeit und Unzufriedenheit.
Viel Input, wenig Output - Effizienz sieht anders aus. Meistens liegt das Problem daran, dass zu viel Energie und Zeit in Projekte investiert werden, die nicht wichtig sind. Im Zeitmanagement wird dies als Priorisierungsproblem bezeichnet. Es ist wichtig zu verstehen, dass das Problem nicht darin besteht, dass zu wenig oder zu schlecht gearbeitet wird, sondern dass von Anfang an Ziele und Prioritäten falsch gesetzt werden. Starre Prozesse und veraltete Sichtweisen im Bereich des Projektmanagements erweisen sich oft als unnötige Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg. Die alten Hasen im Unternehmen haben zwar wertvolle Erfahrung in der Durchführung der Projekte, doch oft scheitert es bereits in der Priorisierungsphase der Projektarbeit. Denn unsere Wahrnehmung stimmt nicht immer mit der Realität überein. Wir priorisieren die Projekte nach der wahrgenommenen und nicht nach der tatsächlichen Wichtigkeit. Die Folge: Alle Projekte haben die höchste Priorität. Zu viele Projekte mit einer hohen Priorisierungsstufe sorgen für Demotivation, Überlastung, Budgetüberschreitung und führen gesamthaft zu einem unbefriedigenden Ergebnis. Darunter leiden nicht nur die psychische und physische Gesundheit der Beschäftigten, sondern auch der Erfolg und das Image des Unternehmens.
Es geht auch anders - das besagt das berühmte Pareto-Prinzip: Wenn man sich nur auf wirklich hoch priorisierte Projekte konzentriert, können 80 Prozent der Arbeit mit 20 Prozent des Einsatzes erzielt werden. Folglich kann man ableiten, dass bei einer richtigen Priorisierung der Projektaufgaben die Produktivität und die Effizienz enorm steigen.
Bei einer großen Anzahl von Projekten die richtige Entscheidung der Priorisierung zu treffen, ist meist mit großem Zeitaufwand und hoher Verantwortung der Entscheidungsträger verbunden. Vor allem bei mehrdimensionalen Entscheidungsproblemen, die viele Kriterien beinhalten, sind die Entscheider oft überfordert. Um den Entscheidungsprozess zu erleichtern und Fehleinschätzungen zu minimieren, wurden verschiedene Modelle und Methoden entwickelt. Wir möchten Ihnen die zwei gängigsten Methoden vorstellen, die die Komplexität der Priorisierung vereinfachen und in einem gewissen Maß objektivieren.
Die Eisenhower-Matrix
Die grundlegende Entscheidungsmatrix, die sich vor allem hervorragend für eine grobe Sortierung der Projekte und Aufgaben eignet, ist die Eisenhower-Matrix. Ihr Gründer - der 34. US-Präsident Dwight David Eisenhower entwickelte die Matrix, um seinen umfangreichen Arbeitsplan zu optimieren und die Bewältigung der Aufgaben zu erleichtern.
Der Kerngedanke dieser Methodik ist die Sortierung der Projekte. Dabei spielen zwei entscheidende Fragen eine wichtige Rolle: Ist es wichtig? Ist es dringend?
Die Matrix ist in vier Felder aufgeteilt (Abb. 1):
höchste Prioritätsstufe: wichtig & dringend - Sofort erledigen! Im ersten Feld sind Projekte anzuordnen, die bei Misserfolg die Erreichung der wichtigen Unternehmensziele gefährden.
hohe Prioritätsstufe: wichtig, aber nicht dringend - Terminieren! Zur zweiten Prioritätsstufe gehören Projekte, die zwar wichtig sind, aber zeitlich nicht kritisch. Meist werden solche Projekte auch erfolgreich abgeschlossen, da die Beschäftigten unter keinem extremen Druck stehen und mehr Zeit für Entwicklung von Ideen und Lösungen zur Verfügung steht.
mittlere Prioritätsstufe: nicht wichtig, aber dringend - Delegieren! Hierzu gehören kleinere Projekte, die keinen Einfluss auf die wichtigen Unternehmensziele haben, jedoch dringend erledigt werden müssen.
niedrige Prioritätsstufe: nicht wichtig & nicht dringend - Ignorieren oder terminieren! Zur vierten Kategorie gehören meist organisatorische Routineaufgaben oder kleine Nebenprojekte, die keinen großen Stellenwert haben und nicht eilig sind.
Vorteile der Eisenhower-Matrix:
Die Eisenhower-Matrix hat, trotz ihrer Einfachheit, wichtige Vorteile:
Zeitersparnis: Dank der besseren Planung können Projekte effizienter durchgeführt werden. Die unnötigen Zeitfresser werden leichter identifiziert und aus der Projektarbeit ausgeschlossen.
Bessere Personalplanung: Durch die Gewichtung und Sortierung der Projekte wird die Personalplanung vereinfacht und die Mitarbeiter werden entlastet.
Effizienz: Die Matrix bietet eine gute Grundlage für Planung der anfallenden Projektaufgaben. Dank der sachlichen Priorisierung können diese effizienter erledigt werden.
Um einen Überblick über alle Projekte zu schaffen, ist es hilfreich, zunächst ein Projektportfolio zu erstellen. Danach können die Projekte auf vier Kategorien verteilt werden. Bei der Planung und Priorisierung der Projekte dürfen nicht nur die Dringlichkeit und Wichtigkeit in Betracht gezogen werden, sondern eine gute Ressourcenplanung in Form von Arbeitskraft und zeitlicher Kapazität ist mindestens genauso wichtig. Selbstverständlich kann die Eisenhauer-Matrix nicht nur auf Projekte angewandt werden. Auch für die Priorisierung der Aufgaben in einem einzelnen Projekt oder innerhalb eines Tätigkeitsfeldes kann die Matrix zur Hilfe genommen werden.
Analytic Hierarchy Process (AHP)
Die Methode Analytic Hierarchy Process (AHP) wurde im Jahr 1977 von Thomas Saaty entwickelt und ermöglicht Entscheidungsprozesse aufgrund mehrerer Bewertungskriterien zu strukturieren und die Abhängigkeiten zu analysieren. Besonders bei Projekten, die viele Einflussfaktoren aufweisen, bietet die AHP-Methode eine gute Grundlage für die Priorisierung. Die systematische Vorgehensweise hilft Entscheidungen objektiv und mit nachvollziehbarer Qualität zu treffen. Die AHP-Methode ermöglicht zudem die Datengüte der Projekte rational zu bewerten und daraus eine Rangfolge zu generieren. Die Analyse der Hierarchien berücksichtigt alle wichtigen Kriterien und hilft Ihnen bei der Entscheidungsfindung.
Welche Kriterien sind für die Priorisierung eines Projekts wichtig?
Die strategische Zielsetzung steht an der obersten Stelle der hierarchischen Rangfolge und sollte auch bei der Priorisierung der Projekte unbedingt berücksichtigt werden. Dabei spielen die Vision und Interessen des Unternehmens eine entscheidende Rolle. Bei der Bewertung der weiteren Kriterien ist nicht nur auf finanzielle und zeitliche Aspekte zu achten, auch Risiken und bereichsübergreifende Interessen sind von enormer Bedeutung. Um eine sinnvolle Gewichtung der Kriterien zu erreichen, sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:
Erfassung aller wichtigen Informationen und Daten jedes Projektes
Objektive Einschätzung, am besten durch mehrere Parteien, über die Dringlichkeit, Kosten sowie personelle und zeitliche Ressourcen
Ermittlung des wirtschaftlichen Nutzens unter Einbeziehung strategischer Ziele des Unternehmens
Einberechnen von möglichen Problemen und Risiken
Berücksichtigung der Interessen und Wünsche der Stakeholder sowie der Beschäftigten
Auch die unternehmensspezifischen Prozesse und Faktoren sollten bei der Aufstellung und Bewertung von Kriterien unbedingt einkalkuliert werden. Wichtig ist vor allem, dass die Kriterien, die für den Erfolg und die Zielerreichung des Unternehmens entscheidend sind, stets beachtet werden.
DIe Phasen von Analytic Hierarchy Process (AHP)
Analytic Hierarchy Process (AHP) besteht aus drei wichtigen Phasen:
Phase 1 - Datensammlung:
Genaue Definition des Projektes (Aufgabe, Problemstellung) sowie der Zielsetzung
Festlegung der Kriterien, die im Rahmen von Analytic Hierarchy Process detailliert untersucht werden sollen und für die Entscheidungsfindung sowie Zielerreichung wichtig sind. Brainstorming eignet sich hervorragend dafür.
Auswahl möglicher Alternativen, die als Lösungsvorschläge formuliert werden und auch zum Projekterfolg beitragen können.
Phase 2 - Datenvergleich:
Vergleich der Daten durch Gegenüberstellung und Bewertung der einzelnen Kriterien in Hinblick auf die Problemstellung.
Ermittlung der relativen Wichtigkeit jedes Kriteriums - hierzu kann eine Bewertungsskala von 1 bis 9 verwendet werden. So erhält man eine Hierarchie der Kriterien, die nach ihrer Wichtigkeit geordnet sind.
Phase 3 – Datenverarbeitung:
In der letzten Phase liegt der Fokus auf der Auswertung der Daten, die in der Regel über die Bewertung der definierten Kriterien-Hierarchie erfolgt. Da die Datenauswertung auf komplizierter mathematischer Analyse basiert und sehr anspruchsvoll ist, ist die Nutzung eines Auswertungsprogramms zu empfehlen (z. B. SpiceLogic AHP).
Zusammenfassend kann man sagen, dass die AHP eine Lösungsmethodik ist, die ein komplexes Entscheidungsproblem in kleine Bestandteile zerlegt, analysiert und in daraufhin hierarchisch modelliert.
Fazit: Einer der wichtigsten Aspekte im Projektmanagement ist eine sachliche Priorisierung, die sich auf die Unternehmensziele und -strategie fokussiert. Sie als Projektverantwortlicher haben die Aufgabe einheitliche Bewertungskriterien zu definierten und subjektive Beurteilungen zu hinterfragen. Eine bereichsübergreifende und objektive Priorisierung trägt signifikant dazu bei, dass die Erfolgsrate und die Qualität der Projekte steigen und durch bessere Planung weniger Fehler gemacht werden. Dank der Beseitigung unwichtiger und veralteter Projekte werden zusätzliche Ressourcen gewonnen und die Mitarbeiter entlastet.