Mit der richtigen Priorisierung zu mehr Erfolg

Aktualisiert: 25. Feb. 2021

„Nicht alle dringenden Projekte sind wichtig und nicht alle wichtigen Projekte sind dringend“ – so könnte man im Allgemeinen die Projektlandschaft in einem Unternehmen beschreiben.

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"Ordnung ist das halbe Leben!" - Struktur im Beruf und Privatleben hilft das Chaos zu vermeiden

Montag, 08:00 Uhr: Der hohe "Papierberg" auf dem Arbeitstisch grüßt morgens schreiend mit seiner beeindruckenden Größe. Auch die Überstunden sind bereits zu den besten Freunden mutiert und begleiten das komplette Team seit Wochen. Das Hamsterrad lässt winkend grüßen - der erwünschte Erfolg bleibt allerdings leider aus. Und so verspüren viele Arbeitnehmer am Ende des Tages nur Müdigkeit und Unzufriedenheit.

Viel Input, wenig Output - Effizienz sieht anders aus. Meistens liegt das Problem daran, dass zu viel Energie und Zeit in Projekte investiert werden, die nicht wichtig sind. Im Zeitmanagement wird dies als Priorisierungsproblem bezeichnet. Es ist wichtig zu verstehen, dass das Problem nicht darin besteht, dass zu wenig oder zu schlecht gearbeitet wird, sondern dass von Anfang an Ziele und Prioritäten falsch gesetzt werden. Starre Prozesse und veraltete Sichtweisen im Bereich des Projektmanagements erweisen sich oft als unnötige Hindernisse auf dem Weg zum Erfolg. Die alten Hasen im Unternehmen haben zwar wertvolle Erfahrung in der Durchführung der Projekte, doch oft scheitert es bereits in der Priorisierungsphase der Projektarbeit. Denn unsere Wahrnehmung stimmt nicht immer mit der Realität überein. Wir priorisieren die Projekte nach der wahrgenommenen und nicht nach der tatsächlichen Wichtigkeit. Die Folge: Alle Projekte haben die höchste Priorität. Zu viele Projekte mit einer hohen Priorisierungsstufe sorgen für Demotivation, Überlastung, Budgetüberschreitung und führen gesamthaft zu einem unbefriedigenden Ergebnis. Darunter leiden nicht nur die psychische und physische Gesundheit der Beschäftigten, sondern auch der Erfolg und das Image des Unternehmens.


Es geht auch anders - das besagt das berühmte Pareto-Prinzip: Wenn man sich nur auf wirklich hoch priorisierte Projekte konzentriert, können 80 Prozent der Arbeit mit 20 Prozent des Einsatzes erzielt werden. Folglich kann man ableiten, dass bei einer richtigen Priorisierung der Projektaufgaben die Produktivität und die Effizienz enorm steigen.

Pareto, 80-20, Entscheidung, Priorität, Effizienz
Das Pareto-Prinzip findet in allen Bereichen unseres Lebens Anwendung. Im Business hilft es uns sofort dabei, die wichtigen Themen zu priorisieren.

Bei einer großen Anzahl von Projekten die richtige Entscheidung der Priorisierung zu treffen, ist meist mit großem Zeitaufwand und hoher Verantwortung der Entscheidungsträger verbunden. Vor allem bei mehrdimensionalen Entscheidungsproblemen, die viele Kriterien beinhalten, sind die Entscheider oft überfordert. Um den Entscheidungsprozess zu erleichtern und Fehleinschätzungen zu minimieren, wurden verschiedene Modelle und Methoden entwickelt. Wir möchten Ihnen die zwei gängigsten Methoden vorstellen, die die Komplexität der Priorisierung vereinfachen und in einem gewissen Maß objektivieren.


Die Eisenhower-Matrix

Die grundlegende Entscheidungsmatrix, die sich vor allem hervorragend für eine grobe Sortierung der Projekte und Aufgaben eignet, ist die Eisenhower-Matrix. Ihr Gründer - der 34. US-Präsident Dwight David Eisenhower entwickelte die Matrix, um seinen umfangreichen Arbeitsplan zu optimieren und die Bewältigung der Aufgaben zu erleichtern.

Der Kerngedanke dieser Methodik ist die Sortierung der Projekte. Dabei spielen zwei entscheidende Fragen eine wichtige Rolle: Ist es wichtig? Ist es dringend?


Die Matrix ist in vier Felder aufgeteilt (Abb. 1):

Priorisierung, Wichtig von Unwichtig trennen, Termine, Prioritäten
Die Eisenhower-Matrix ist ein wichtiges Tool zur Bewältigung von den täglichen Aufgaben im Büro.

  1. höchste Prioritätsstufe: wichtig & dringend - Sofort erledigen! Im ersten Feld sind Projekte anzuordnen, die bei Misserfolg die Erreichung der wichtigen Unternehmensziele gefährden.

  2. hohe Prioritätsstufe: wichtig, aber nicht dringend - Terminieren! Zur zweiten Prioritätsstufe gehören Projekte, die zwar wichtig sind, aber zeitlich nicht kritisch. Meist werden solche Projekte auch erfolgreich abgeschlossen, da die Beschäftigten unter keinem extremen Druck stehen und mehr Zeit für Entwicklung von Ideen und Lösungen zur Verfügung steht.

  3. mittlere Prioritätsstufe: nicht wichtig, aber dringend - Delegieren! Hierzu gehören kleinere Projekte, die keinen Einfluss auf die wichtigen Unternehmensziele haben, jedoch dringend erledigt werden müssen.

  4. niedrige Prioritätsstufe: nicht wichtig & nicht dringend - Ignorieren oder terminieren! Zur vierten Kategorie gehören meist organisatorische Routineaufgaben oder kleine Nebenprojekte, die keinen großen Stellenwert haben und nicht eilig sind.

Vorteile der Eisenhower-Matrix: