Eine erfolgreiche Eingliederung neuer Mitarbeiter ist nicht nur wichtig, sondern essentiell für den Erfolg des Unternehmens. Das Zauberwort dabei lautet Onboarding - der Prozess, der bereits mit der Zusage für die ausgeschriebene Stelle beginnt und bis zur vollständigen Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen andauert.
Onboarding in Zeiten der Corona-Pandemie
Aufgrund der flächendeckenden Regelung von Homeoffice in der Corona-Zeit, sind die Phasen des Onboarding-Prozesses nur zum Teil realisierbar. Die Mitarbeiter arbeiten von zu Hause und die daraus resultierende Kontaktmöglichkeit beschränkt sich meist nur auf die Telefongespräche und E-Mails. Diese Situation erschwert zusätzlich die Integration und kann zur höheren Fluktuation bereits während der Einarbeitungsphase führen.
Durch regelmäßige Video-Konferenzen und Feedbackgespräche via Skype, Microsoft Teams, Webex oder Zoom geben Sie dem Onboarding auf Distanz eine persönlichere Note. Auch gut strukturierte Arbeitspakete und mit Ton aufgezeichnete PowerPoint-Präsentationen erleichtern die digitale Einarbeitung. Schaffen Sie eine gute technische Infrastruktur. Seien Sie als Arbeitgeber kreativ und innovativ - der neue Mitarbeiter wird Sie dafür mit guter Leistung belohnen. Eine ausführlichen Blog-Artikel mit tollen praktischen Tipps und empfehlenswerten Best Practises veröffentlichen wir in den nächsten Wochen.
Onboarding-Phase hat in erster Linie zwei Ziele:
neuer Mitarbeiter / Mitarbeiterin soll schnell und effizient eingearbeitet werden
Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung sollen gesteigert werden
Die Ergebnisse renommierter Studien zeigen, dass viele qualifizierte Fachkräfte bereits in den ersten zwölf Monaten ihren neuen Job kündigen. Eine mangelhafte Integration in das Unternehmen wird dabei am häufigsten als Kündigungsgrund genannt. Denn nicht nur die Motivation leidet unter fehlender Einarbeitung, auch unnötige Fehler, die durch das Unwissen des neuen Mitarbeiters gemacht werden, können zur Unzufriedenheit führen und dem Unternehmen schaden.
Eine gut durchdachte Integration erleichtert dem neuen Kollegen den Einstieg und trägt zu einer motivierten und produktiven Arbeitsweise bei. Wie lange die Einarbeitungsphase dauert, hängt in der Regel von der Komplexität und den Aufgaben sowie der Berufserfahrung des neuen Mitarbeiters ab.
Der optimale Onboarding-Prozess erfolgt über das sogenannte 3-Phasen-Modell, das drei zeitliche Abschnitte der intensiven Einweisung und Betreuung beinhaltet.
Erste Phase – der Grundstein
Die erste Phase umfasst den Zeitraum zwischen der Zusage und des Arbeitsbeginns. Hierbei ist es besonders wichtig, dass Sie den neuen Mitarbeiter bereits vor der Aufnahme der Tätigkeit mit allen wichtigen Informationen versorgen. Zeigen Sie sich von Anfang an professionell und hinterlassen Sie einen guten Eindruck bei Ihrem neuen Kollegen.
Für das Bereitstellen der Informationen bietet sich eine Begrüßungsmappe an. Diese kann entweder in Papierform oder in digitaler Form per E-Mail angeboten werden.
Einen digitalen Austausch der wichtigen Information im Onboarding-Prozess ermöglichen zudem spezielle Softwarelösungen, die Sie bei unterschiedlichen Anbietern beziehen können. Dabei erhält jeder neuer Mitarbeiter einen eigenen Zugang zu einer Onboarding-Plattform und hat somit jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Informationen und Tipps für den neuen Job.
Eine Begrüßungsmappe, egal in welcher Form, sollte folgende Informationen enthalten:
Zahlen, Fakten und das Leitbild des Unternehmens: Welche Strategie verfolgt das Unternehmen? Welche Werte lebt es?
Struktur und Kommunikation: Welche Bereiche und Abteilungen gibt es im Unternehmen? Wie sind die wichtigsten Ansprechpartner zu erreichen?
Benefits: Welche Vorteile bietet das Unternehmen? Gibt es Kinderbetreuung, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Mitarbeiterrabatte?
Auch Informationen über die Arbeitszeit, Urlaubstage sowie Pausen dürfen nicht fehlen.
Nehmen Sie die Rolle des neuen Mitarbeiters an. Schauen Sie aus seiner Perspektive auf die neue Arbeitsstelle. Was würden Sie wissen wollen?
Außerdem hat sich ein Mentor-Programm als sehr erfolgreich erwiesen. Der Mentor steht dem neuen Mitarbeiter unterstützend zur Seite und macht ihn mit Organisationsstrukturen, formalen und informellen Leitlinien vertraut. So fühlt sich der Neuling nicht allein gelassen und weiß, dass er sich jederzeit bei Fragen an einen festen Ansprechpartner wenden kann.
Zweite Phase – der erste Arbeitstag
Die erste Onboarding-Phase haben Sie nun erfolgreich gemeistert. Ihr Mitarbeiter wurde mit allen wichtigen Informationen versorgt und fühlt sich für den ersten Arbeitstag gut vorbereitet. Die Einrichtung des Arbeitsplatzes ist fertig, die ID-Karte und die Schlüssel liegen auf dem Arbeitstisch. 08:00 Uhr – große Aufregung – der erste Arbeitstag beginnt. Neues Büro, neue Kollegen, neue Aufgaben – willkommen in der zweiten Onboarding-Phase.
Fangen Sie den Newcomer ab. Erleben Sie mit ihm gemeinsam Schritt für Schritt seinen ersten Arbeitstag, der aus folgenden Bausteinen ein erfolgreiches Fundament bildet:
Viele Unternehmen bieten am ersten Tag eine Einführungsveranstaltung für die neuen Mitarbeiter an. Falls in Ihrem Unternehmen solch eine Veranstaltung angeboten wird, achten Sie darauf, dass Sie den Newcomer hierzu rechtzeitig anmelden.
In bestimmten Branchen ist eine Sicherheitsunterweisung erforderlich und verpflichtend, zum Beispiel, wenn die Beschäftigten mit Gefahrenstoffen arbeiten oder bestimmte Hygienerichtlinien einhalten müssen. Die Sicherheitsunterweisung kann beispielsweise als Pflichtfortbildung im Rahmen einer Einführungsveranstaltung erfolgen.
Bieten Sie dem neuen Arbeitnehmer einen Rundgang an. So kann er die Räumlichkeiten und Kollegen kennenlernen. Auch beim gemeinsamen Essen in der Mittagspause können neue Kontakte schnell geknüpft werden.
Die erste Woche soll alle grundlegenden Elemente des neuen Arbeitsalltags beinhalten und dem neuen Mitarbeiter das Gefühl der Sicherheit geben.
Dritte Phase – fachliche und beratende Unterstützung nach Plan
Sobald die ersten wichtigen Fragen geklärt sind, geht es weiter mit der fachlichen Integration. Dabei haben sich regelmäßiger Austausch, Mentoring sowie beratende Feedbackgespräche als sinnvoll, effizient und motivierend erwiesen.
Damit der Mitarbeiter schneller seine maximale Leistungsfähigkeit erreicht, sollte bereits zu Beginn ein genauer Einarbeitungsplan erarbeitet und mit dem Mitarbeiter besprochen werden. Wann und in welchen Aufgabenbereich soll der Mitarbeiter eingeführt werden? Wer ist dafür zuständig? Welche Informationen und welches Wissen werden dafür benötigt?
Führen Sie zeitnah eine genaue Bedarfsanalyse durch. So können bestehende Defizite und Unsicherheiten durch Weiterbildungen rechtzeitig ausgeglichen und das vorhandene Wissen vertieft werden. Zudem fördert das systematische Einarbeiten mit Hilfe eines strukturierten Plans nicht nur die soziale sowie fachliche Integration des neuen Mitarbeiters, auch dem Arbeitgeber bietet es eine gute Grundlage für Plansicherheit.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Onboarding-Prozess sich auf drei Ebenen vollzieht, nämlich der fachlicher, sozialer sowie werte-orientierter Integration. Wenn alle drei Ebenen berücksichtigt werden, steht einem erfolgreichen Arbeitsverhältnis nichts mehr im Weg.
