Die Time-to-Hire: Im Wettlauf gegen Kosten und Zeit

Aktualisiert: 18. Mai 2021


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Bis zum ersten Kandidatengespräch ist es ein langer, kostenintensiver Weg

Eine Zahl, die es in sich hat – die "Time-to-Hire" gehört zu den wichtigsten KPIs eines Unternehmens. Was genau diese Kennzahl bedeutet und welchen Stellenwert die Reduzierung von Time-to-Hire für Ihr Unternehmen hat, erfahren Sie in diesem Beitrag. Außerdem geben wir Ihnen wichtige Tipps zu einer erfolgreichen Personalgewinnung.


Time-to-Hire – Stellenbesetzung ist nicht gleich Stellenbesetzung

Die meisten Personaler verstehen unter der Time-to-Hire die Phase der Suche nach einem neuen Mitarbeiter. Das ist auch -grob gefasst- richtig so. Leider nur nicht ganz korrekt. Die Time-to-Hire umfasst in Wirklichkeit einen viel längeren Zeitraum. Bereits das Wissen über das Ausscheiden eines Mitarbeiters, egal aus welchem Grund, kennzeichnet den Beginn der Time-to-Hire. Die finale Wiederbesetzung der offenen Position beschreibt das Ende des Prozesses. Somit kann die Time-to-Hire in drei Phasen unterteilt werden:


1. Die erste Phase beginnt mit der Feststellung einer bevorstehenden Vakanz (z. B. Kündigung oder bevorstehender Renteneintritt eines Mitarbeiters) und umfasst die Vorbereitung für die Personalsuche. In dieser Phase entstehen für den Personaler folgende Aufgaben:

  • Bestimmung des Anforderungsprofils in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich

  • Erstellen einer Stellenausschreibung

  • Definition der Kommunikationskanäle und Plattformen, über die die Personalsuche erfolgen soll

  • Festlegung der Budgethöhe für die gesamte Personalgewinnung im Hinblick auf die jeweilige Position

2. In der zweiten Phase erfolgt die aktive Personalsuche und bringt folgende Aufgaben mit sich:

  • Schaltung der Anzeige auf allen ausgewählten externen Kanälen (die nicht mit der eigenen Karrierewebsite "verbunden" sind

  • Aktualisierung der eigenen Karrierewebsite - sofern vorhanden - um die auszuschreibende Position

  • Sichtung und Vorauswahl eingehender Bewerbungen (Bewerbermanagement)

  • Das erste Interview (meist telefonisch)

  • Das zweite Interview (persönlich oder Video-Interview)

3. Die dritte Phase beschreibt den Entscheidungszeitraum und endet mit der Besetzung der Stelle. Folgende Aufgaben kommen hier auf HR zu:

  • Interterne Bewertung der Bewerber

  • ggf. das dritte Interview (persönlich oder Video-Interview)

  • Rückmeldung an die Kandidaten (Zu- und Absage) - (Bewerbermanagement)

  • Erstellung eines Vertrags

  • Stellenbesetzung planen (Schlüsselübergabe, Datenschutzvereinbarung, Fuhrparkplanung/-Bestellung, IT-Ausstattung/- Inbetriebnahme/ -Einweisung organisieren, Ausstattung Homeoffice, etc.)

  • Planung des Onboarding-Prozesses (Einarbeitung und Begleitung in allen relevanten Fachabteilungen)

Arbeitsplatz, Kostendruck, Zeit, Verlust, Aufwand
Ein unbesetzter Arbeitsplatz bedeutet Ressourcenerschöpfung, Zeit- und Umsatzverlust

Alle drei Phasen sind zwar bereits mit einem personellen und finanziellen Aufwand verbunden, jedoch verursacht eine unbesetzte Stelle um ein Vielfaches höhere Kosten, die nicht gleich sichtbar sind.


Die Unbesetzte Stelle – Der Eisberg im Meer

Ein Großteil der Personalverantwortlichen hat bei der Stellenbesetzung in erster Linie zwei Kostenfaktoren vor Augen: die eigene Arbeitszeit und die externen Kostenverursacher wie beispielsweise die Schaltung einer Anzeige auf diversen Jobbörsen oder die Einbindung einer Personalberatung. Diese Kosten sind jedoch nur mit der Spitze des Eisbergs vergleichbar. Die Gefahr liegt versteckt unter der Wasseroberfläche - der große Berg an Kosten in Form der eigentlichen, unbesetzten Position.


Offene Vakanzen, insbesondere in der höheren Hierarchieebene, verursachen hohe Kosten durch entstandene Produktions- und Auftragseinschränkungen sowie der fehlenden Kundenbetreuung. Im schlimmsten Falle können die daraus resultierenden Umsatzausfälle oder -Verluste sogar zum finanziellen Bankrott des Unternehmens führen. Welche enormen versteckten Kosten (durch Umsatzausfälle bspw.) eine unbesetzte Stelle verursachen kann, zeigt eine Studie des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend. Bei der Studie wurden zunächst betriebswirtschaftliche Aspekte im Hinblick auf die Kosten der reinen Personalbeschaffung analysiert. Dank der Differenzierung der Einkommensklassen (Brutto-Jahreseinkommen) wurden die Effekte von unterschiedlichen Gehaltsniveaus berücksichtigt. Bei der Untersuchung wurden drei Einkommensklassen (nach Bruttojahreseinkommen) definiert und einzeln betrachtet:


- untere Einkommensklasse: bis 30.000 €

- mittlere Einkommensklasse: bis 55.000 €

- obere Einkommensklasse: ab 55.000 €


Die Ergebnisse der Studie geben einen konkreten Eindruck, welche Kosten mindestens auf das Unternehmen bei der Wiederbesetzung zukommen.


Der Durchschnittswert für die Wiederbeschaffungskosten einer unbesetzten Stelle betrugen in der oberen Einkommensklasse 43.200 € und die durchschnittliche Besetzungsdauer stieg kontinuierlich auf bis zu vier Monaten im Durchschnitt an. Die externen Recruiting-Kosten bewegten sich dabei in der oberen Einkommensklasse bei etwa 10.500 €. Die finanziellen Aufwendungen, die in der Vorbereitungs- und Entscheidungsphase entstanden sind, blieben bei der Studie jedoch unberücksichtigt.


Besonders im Vertrieb kann eine nicht besetzte Stelle enorme Auswirkungen auf den Umsatz eines Unternehmens haben. So wird bei der Time-to-hire korrekter Weise nicht nur der Zeitraum betrachtet, in dem ein unbesetztes Vertriebsgebiet beispielsweise durch den Mehraufwand von anderen Vertriebsmitarbeitern mit betreut werden muss und Personalbeschaffungskosten verursacht. Vielmehr läuft bereits ab dem Zeitpunkt der ausgesprochenen oder bevorstehenden Kündigung die Kostenuhr in Form von schwindender Motivation des betreffenden Mitarbeiters, Kundenabwerbung, Datenmitnahme, reduzierte Akquiseleistung bis hin zu Kunden- und Umsatzverlusten. Wie Sie das finanzielle Risiko aber in jedem Fall im Hinblick auf die Personalgewinnung reduzieren können, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.


So verkürzen Sie die Time-to-Hire

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Wählen Sie zur Verkürzung Ihrer Time-to-hire den richtigen Weg

Zwei mit Abstand wirklich bewährte Methoden zur Personalgewinnung sind eine aussagekräftige Karrierewebsite des Unternehmens sowie das Outsourcen der Personalsuche an erfahrene Experten, die in der jeweiligen Branche etabliert sind, viele Kontakte haben (bestehenden Kandidatenpool) und Active Sourcing erfolgreich betreiben.


Eine Karrierewebsite als Schlüssel zu ihren Kandidaten

Gute Karrierewebsites haben eine immense Bedeutung für die Personalgewinnung. Sie zählen zu den wichtigsten Recruiting Kanälen und geben den potentiellen Bewerbern die Möglichkeit sich über das Unternehmen sowie Bewerbungsmöglichkeiten zu informieren und schnell den richtigen Ansprechpartner ihres Wunscharbeitgebers zu kontaktieren. Etwa 30 Prozent der offenen Positionen werden über Karriereseiten besetzt. Dies besagt die Studie „Recruiting Trends 2018“ der Universität Bamberg und Monster Worldwide Deutschland GmbH. Unabhängig davon, wo der Interessent die Stellenanzeige sichtet, geht nahezu jeder potentielle Bewerber zunächst auf die Karriereseite eines Unternehmens, um sich über dessen Kultur und Benefits zu informieren.


Um dem potentiellen Kandidaten eine gute "Candidate Experience" zu ermöglichen, sollte die Karrierewebsite vor allem übersichtlich, informativ und mobil-optimiert sein.

Folgende Informationen sollte die Karriereseite eines Unternehmens enthalten:


• Alle wichtigen Fakten zum Unternehmen wie Stellenwert auf dem Wettbewerbermarkt, Leitbild, Arbeitskultur und Benefits

Karriere- sowie Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten

• Online-Stellenmarkt

• Eine praktikable Möglichkeit zur Initiativbewerbung oder zur Bewerbung auf eine ausgeschriebene Position

• Informationen zum Bewerbungsprozess sowie weitere Kontaktmöglichkeiten


Darüber hinaus ist es wichtig, dass alle Zielgruppen angesprochen werden. Schüler, Studenten, Berufseinsteiger und erfahrene Fachkräfte benötigen nämlich unterschiedliche Ansprachen und Informationen, weil Sie ihren Fokus auf unterschiedliche, spezifische Inhalte legen bei der Wahl des neuen potentiellen Arbeitgebers.


Die Personalsuche den Profis überlassen

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Persönlichkeits- & Kommunikationsanalysen, sowie Interviews durch Profis bringen Sie sicherer und schneller ans Ziel

Die Erfahrung und das Fachwissen sind die wichtigsten Bausteine des Erfolgs – eine Tatsache, die auch im Bereich der Personalgewinnung viele Chancen und Vorteile bietet. Das Outsourcen der Personalsuche an die erfahrenen Speziallisten spart nicht nur Nerven, sondern reduziert die Time-to-Hire enorm. Denn spezielles Branchenwissen und wertvolle HR-Erfahrung ermöglichen schnellere Prozesse, bessere Kandidatenbetreuung und eine effizientere Personalbeschaffung.


Viele Unternehmen können aufgrund des Zeitmangels ihren Bewerbern keinen gewissen Komfort und keine Qualitätsstandards bieten. Personalberatungsagenturen hingegen haben sich darauf spezialisiert und ermöglichen den Kandidaten eine positive Candidate Experience und Journey. Außerdem können Speziallisten aufgrund ihrer großen Erfahrung und möglichen Profilanalysen den passenden Kandidaten meist schneller identifizieren. Eine professionelle Einschätzung der Kompetenzen, Fähigkeiten sowie Motivation der Kandidaten minimiert die Anzahl der Fehlentscheidungen. Eine Win-Win-Situation für alle Parteien und eine perfekte Grundlage für effizientes Personalmarketing im übergeordneten Sinne.


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Eine qualifizierte Auswahl der Kandidaten benötigt Zeit und Zeit ist leider nicht nur Mangelware im HR-Bereich, sondern kostet jedem Unternehmen richtig viel Geld. Folglich sollte das übergeordnete Ziel sein, die Time-to-Hire signifikant zu verkürzen, ohne dass die Qualität der Bewerberauswahl darunter leidet. Auch der steigende Fachkräftemangel und immer größer werdende Komplexität des Arbeitsmarktes machen die Personalsuche zu einer schwierigen Aufgabe. Wir wollen den Unternehmen unter die Arme greifen und sie bei der Suche nach den besten Fachkräften unterstützen.


Personalgewinnung ist eine Vertrauenssache – davon sind wir überzeugt

Aus Überzeugung haben wir die Agentur für Personalgewinnung „PERFECT-JOBS.DE“ gegründet. Unsere langjährige Erfahrung im Vertrieb und die Liebe zu stärkenorientierter Personalgewinnung ermöglichen uns die Unternehmen mit den passenden Kandidaten zu verbinden. Vergessen Sie lange Vorbereitungsphasen, nervenaufreibende Bewerbungsgespräche und schwierige Entscheidungen sowie aufwendiges Bewerbermanagement und die Beachtung der Einhaltung aller DSGVO Richtlinien im Personalgewinnungsprozess. Wir übernehmen diese Aufgaben für Sie und reduzieren so effektiv Ihre Time-to-Hire auf ein Minimum.


Dabei arbeiten wir jederzeit für Sie maximal transparent, ressourcenschonend und verbindlich. Darüber hinaus verfügen wir bereits über einen entsprechenden Kandidatenpool und geben Ihren potenziellen Bewerbern durch unsere erprobten Prozesse von Anfang an die Möglichkeit sich ein genaues Bild von der ausgeschriebenen Tätigkeit zu machen, einen extrem wertschätzenden Umgang zu erfahren und dadurch Vertrauen aufzubauen. Den Unternehmen empfehlen wir nach ersten KI-gestützen Analysen oder Interviews nur die Kandidaten, die wirklich auf die ausgeschriebene Stelle passen. Das Zusammenspiel dieser beiden Erfolgsfaktoren verkürzt nicht nur die Phase der Personalgewinnung, es minimiert zudem Fehlentscheidungen und eine daraus resultierende steigende Fluktuationsrate. Profitieren Sie von unserer Erfahrung, Wertschätzung und hohem Qualitätsanspruch, den wir tagtäglich leben.


Unser Ziel sind glückliche Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Denn wir sind davon überzeugt, dass Erfolg und Glück sich vermehren, wenn man sie teilt. Möchten Sie auch mit einem Lächeln im Gesicht an Ihre Time-to-Hire denken? Rufen Sie uns an. Wir beraten Sie gerne.